（一）货物委托货物委托书上需注明发货人、收货人、目的地、预配航班日及航空公司、目的地、件数、重量、体积以及运价。北京货运公司办理托运，即按信用证和合同内有关装运条款，以及货物名称、件数、装运日期、目的地等填写《托运单》并提供有关单证，送交外运公司作为订航班的依据。

（二）需要的单证

报关资料需有：报关单、核销单、报关委托书、装箱单、换单凭证、许可证书等其他根据需要提供。

（三）定仓

1.当天报关，当天下午的飞机，通常叫做现场，做现场的货物一般要求上午9点左右货单送入机场，因为上午报好关后要配下午的飞机，晚上9点以后的飞机货最迟在下午1点左右货单送到机场；

2.配第二天的飞机一般要求货单最迟在当天下午2点以前必须到达机场，因为海关一般要求在下午2：30点以前必须把报关信息预录到海关电脑系统里；

3.特别急的货物，为了配上最快的航班，在单已到机场时，货物还未入仓库，可先去报关，这种做法叫做预报关，预报关是按客户报过来的重量打在提单上去报的，所以要求报过来的重量与实际进仓库的重量误差率控制在3％以内，误差太大会影响交货及核销；

4.预报关的货物必须在飞机起飞前送入仓库。货入仓库后货运公司把客人实际到仓库后秤出来的重量与体积报给客人确认，客人有要求的，可传真仓库入库单给客人。

（四）安检

化工品需提供化工品检定书或DGN报告，化工品检定书或DGN报告是化工研究院出具此化工品符合航空出货要求的证书。主要是指该货物对航空运输无危害性、无毒、非易爆易燃的，并符合包装要求的。不符合要求的属危险品，危险品是专门按危险品的运价及出货方式出货的。现在航空公司对液体一般是禁运的，因为液体易燃及泄漏的。

（五）随机

有的货运单要求随机发票、装箱单、产地证、熏蒸证明等，是提供给国外客人清关用的。产地证，熏蒸证明一般要求客人用快件寄给收货人，客人一定要求随机的需出具书面包涵因为做随机容易遗失，发票、装箱单弄丢了，补个复印件可清关，但产地证，熏蒸证明，一定要正本才可清关，所以弄丢了较麻烦。货运公司出代理的货物一般要求附上分运单。

（六）运单

货物装机完毕，由民航签发航空总运单，外运公司签发航空分运单，航空分运单有正本三份、副本十二份。正本三份，交给发货人一份，由外运公司留存一份，随货同行交给收货人一份。副本作为报关、财务结算、国外代理、中转分拨等用途。

（七）通知

货物装机后，北京货运公司即可向买方发出装运通知，以便对方准备付款、赎单、办理收货。